اینترنت اشیا (IoT) سال‌هاست در صنایع مختلف مطرح شده و رفته‌رفته وارد زندگی روزمره ما می‌شود. هرچند هنوز در بازار دستگاه‌های حضور و غیاب به شکل گسترده حضور ندارد، اما زمینه‌های آن امروز به‌وضوح دیده می‌شود. ایده اصلی ساده است: دستگاه‌ها با کمک سنسورها و شبکه‌های ارتباطی، داده‌ها را به‌صورت خودکار جمع‌آوری و منتقل می‌کنند.
مدیر تحقیق و توسعه شرکت دنیای پردازش می‌گوید:
امروزه دستگاه‌های حضور و غیاب بیشتر در سطح ثبت ورود و خروج یا اتصال به نرم‌افزار حقوق و دستمزد عمل می‌کنند. اما وقتی همین دستگاه‌ها به اینترنت اشیا متصل شوند، شرایط فرق می‌کند. در آن زمان می‌توان انتظار داشت که سیستم‌ها به شکل لحظه‌ای داده را به منابع انسانی منتقل کنند، وضعیت خودشان را گزارش دهند و حتی پیش از بروز خطا هشدار بدهند.
این دیدگاه نشان می‌دهد که مسیر آینده حضور و غیاب به سمت هوشمندی و اتصال بیشتر پیش می‌رود. هرچند هنوز در نقطه آغاز این تحول هستیم، اما سازمان‌ها می‌توانند از همین حالا خودشان را برای نسلی از ابزارها آماده کنند که فراتر از ثبت ساعت کاری، به بخشی از اکوسیستم منابع انسانی تبدیل خواهند شد.
چگونه IoT دقت داده‌های منابع انسانی را افزایش می‌دهد؟
سیستم‌های سنتی معمولاً داده را فقط در یک نقطه ثبت می‌کنند. این یعنی اگر مشکلی در همان لحظه رخ بدهد، کل رکورد ممکن است ناقص یا اشتباه شود. اما حضور و غیاب مبتنی بر اینترنت اشیا این ضعف را جبران خواهد کرد. در آینده نزدیک، دستگاه‌ها داده را به‌صورت لحظه‌ای به سرور مرکزی می‌فرستند، امکان تطبیق با سایر سامانه‌های HR فراهم می‌شود و حتی نسخه پشتیبان همزمان ذخیره خواهد شد. این یعنی خطا به حداقل می‌رسد و صحت داده‌ها بسیار بالاتر خواهد رفت.
چنین سیستمی می‌تواند برای مدیران منابع انسانی ارزش ویژه‌ای داشته باشد. آن‌ها دیگر مجبور نیستند برای کشف خطاها به صورت دستی داده‌ها را مرور کنند، بلکه با یک نگاه به داشبورد، اطلاعات کامل، به‌روز و قابل اعتماد در دسترسشان خواهد بود. این تغییر نه‌فقط سرعت تصمیم‌گیری را بیشتر می‌کند، بلکه شفافیت سازمانی را نیز تقویت خواهد کرد.
مزایای حضور و غیاب مبتنی بر اینترنت اشیا برای سازمان ها
وقتی صحبت از تحول در سیستم‌های منابع انسانی می‌شود، معمولاً مدیران به دنبال این هستند که ببینند فایده عملی تغییر کجاست. اینترنت اشیا در حوزه حضور و غیاب، مزایایی دارد که اگرچه هنوز به‌طور کامل وارد بازار نشده، اما آینده نزدیک را ترسیم می‌کند.
اتصال دستگاه‌های حضور و غیاب به بستر IoT باعث می‌شود داده‌ها فقط ثبت نشوند، بلکه تبدیل به منبع تصمیم‌گیری شوند. از به‌روز بودن اطلاعات گرفته تا کاهش خطای انسانی و امکان نظارت لحظه‌ای، همه اینها باعث می‌شود کارفرماها اعتماد بیشتری به صحت سیستم داشته باشند. از نگاه سازمان‌ها، این فناوری سه مزیت کلیدی دارد:
- چابکی بیشتر در فرآیندها: داده‌ها در لحظه به سیستم حقوق و دستمزد منتقل می‌شوند و نیاز به پردازش دستی کاهش پیدا می‌کند.
- گزارش‌گیری دقیق و سریع: مدیران می‌توانند وضعیت حضور کارکنان را در لحظه رصد کنند و بر اساس آن تصمیم بگیرند.
- افزایش شفافیت و رضایت کارکنان: وقتی کارمندان مطمئن باشند که ساعات کاری آن‌ها بدون خطا ثبت می‌شود، احساس عدالت بیشتری در محیط کار شکل می‌گیرد.
به این ترتیب، حضور و غیاب مبتنی بر IoT تنها یک ابزار فناوری نیست، بلکه می‌تواند به تقویت اعتماد میان کارکنان و مدیریت، و در نهایت بهبود عملکرد کل سازمان منجر شود.
چالش ها و موانع پیاده سازی سامانه حضور و غیاب مبتنی بر IoT
پیاده‌سازی سیستم‌های حضور و غیاب مبتنی بر اینترنت اشیا (IoT) با چالش‌های سه‌گانه فنی، امنیتی و سازمانی روبرو است. از نظر فنی، تأمین اتصال پایدار به شبکه، مدیریت بهینه انرژی دستگاه‌های باتری‌محور و تضمین مقیاس‌پذیری سیستم در زمان افزایش تعداد کاربران، از جمله مهم‌ترین موانع هستند. علاوه بر این، یکپارچه‌سازی نرم‌افزاری با سیستم‌های مدیریت منابع انسانی موجود نیز پیچیدگی‌های خاص خود را دارد.
از سوی دیگر، مسائل امنیتی و حریم خصوصی چالشی حیاتی محسوب می‌شوند؛ چرا که داده‌های حساس کارکنان باید در برابر حملات سایبری محافظت شوند و قوانین مربوط به حریم خصوصی افراد رعایت گردد. در نهایت، چالش‌های انسانی و سازمانی نظیر مقاومت کارکنان در برابر تغییر، هزینه‌های اولیه بالای پیاده‌سازی و لزوم تطبیق با مقررات قانونی، می‌تواند فرآیند پذیرش و اجرای این فناوری را دشوار سازد. موفقیت در پیاده‌سازی این سیستم‌ها نیازمند برنامه‌ریزی جامع برای غلبه بر این موانع و ایجاد اعتماد در محیط کار است.
سخن پایانی
نسل بعدی سیستم‌های حضور و غیاب، هرچند هنوز به‌طور گسترده وارد بازار نشده‌اند، مسیر روشنی برای آینده منابع انسانی ترسیم می‌کنند. این دستگاه‌ها دیگر صرفاً ابزار ثبت ساعت ورود و خروج نیستند؛ بلکه با اتصال به شبکه‌های اینترنت اشیا، می‌توانند داده‌ها را در لحظه پردازش و به سامانه‌های منابع انسانی منتقل کنند، خطاها را کاهش دهند و شفافیت بیشتری در مدیریت کارکنان ایجاد کنند. سازمان‌هایی که آماده‌سازی زیرساخت‌ها و آموزش کارکنان را آغاز کنند، می‌توانند از این تغییر بهره‌وری بیشتری کسب کنند.
پیش‌بینی می‌شود در دهه‌های آینده، مدیریت منابع انسانی با بهره‌گیری از IoT به شکل هوشمند، دقیق و متصل انجام شود. این تحول نه تنها سرعت تصمیم‌گیری را افزایش می‌دهد، بلکه تجربه کاری شفاف‌تر و عادلانه‌تری برای کارکنان فراهم می‌کند. به این ترتیب، نسل بعدی حضور و غیاب مسیر تازه‌ای برای ترکیب فناوری و مدیریت انسانی باز می‌کند و سازمان‌های پیشرو را قادر می‌سازد بر پایه داده‌های واقعی و لحظه‌ای تصمیم‌گیری کنند.
منبع: دنیای پردازش